Estamos interesados en recibir propuestas de personas jurídicas habilitadas legalmente y domiciliadas en Bogotá, para contratar la prestación del servicio de Administración de la Copropiedad.

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN

NO olvidar completar y enviar los formularios y documentos anexos obligatorios

El Conjunto Rincón del Parque Propiedad Horizontal, denominado en adelante como la copropiedad, domiciliada en la Carrera 14 B No. 161-54 (carrera 29 N.161-54), siguiendo las disposiciones internas de contratación, está interesado en recibir propuestas de personas jurídicas habilitadas legalmente y domiciliadas en Bogotá, para contratar la prestación del servicio de Administración de la Copropiedad.

1. INFORMACIÓN DE LA COPROPIEDAD

La Copropiedad está ubicada en la Carrera 14 B No. 161-54, pertenece al estrato socioeconómico 4.

Sus instalaciones están distribuidas en quince (15) torres de doce (12) pisos cada piso con cuatro apartamentos, para un total de seiscientos noventa y nueve (699) unidades privadas, catorce (18) locales comerciales, ascensores (17), parqueaderos privados y de visitantes para carros y motos, bicicletero y demás zonas comunes (salones comunales (16) incluyendo arriendo de un salón comunal donde funciona un jardín infantil y participación de la copropiedad en un salón social comunitario de varias copropiedades denominado Balcones de oriente).

Además de la población residente en la copropiedad, se cuenta con población flotante compuesta por personal de servicio de las unidades privadas, prestadores de servicio del conjunto, visitantes, etc.

La Copropiedad se encuentra en proceso contratación de la impermeabilización y pintura de fachadas, así como validación del proyecto de arreglo de parqueaderos.

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

La copropiedad está interesada en recibir propuestas de personas jurídicas, habilitadas legalmente para prestar los servicios profesionales de administración, mediante la modalidad de contrato de prestación de servicios, bajo la legislación y normas vigentes que regulen el régimen de propiedad horizontal, para ser responsable de la personería jurídica, así como las actividades necesarias de orden legal, operativo, contable, financiera, tributario, contractual y demás requeridas, para la permanencia de la persona jurídica, la protección de los bienes de la copropiedad y el suministro de los servicios para el funcionamiento normal, correcto y oportuno de la misma.

Se estiman entre las necesidades, que el proponente cumpla con:

• Administración de zonas comunes, el conjunto cuenta con catorce (14) salones comunales ubicados en cada torre y dos (2) salones comunales más parqueaderos privados, parqueaderos para visitantes, bicicleteros y ascensores.
• Certificación de ascensores y puertas eléctricas a ingresos de parqueaderos ante el ente competente.
• Debe contar con Sistema de gestión de la calidad, •Plan de gestión de cobranzas.
• Gestión de sitio web, manejo y control de comunicaciones y uso de redes sociales.
• Las horas de trabajo necesarias serán propuestas por el oferente, pero por necesidad de la Copropiedad se requiere atender en horario nocturno y los días sábado.
• Optimizar herramientas tecnológicas de la copropiedad.
• Gestión de PQR de residentes (propietarios y/o arrendatarios) y proveedores.
• Mantener actualizada la información de propietarios, residentes, arrendatarios, vehículos, motos, bicicletas, mascotas y en general los datos necesarios para el correcto funcionamiento de la copropiedad.
• Mantener en óptimas condiciones los controles de acceso de la copropiedad, buen manejo en ingresos peatonal y vehicular, control de visitantes, maestros de obra, servicio doméstico, domiciliarios, etc.
• Optimizar la asignación de parqueaderos y bicicleteros.
• Control y seguimiento a los manejos de dineros en efectivo por recaudo de parqueaderos y depósitos por mudanzas y la caja menor.
• Implementación de políticas NIIF.
• Seguimiento, cumplimiento y actualización permanente de la política de HABEAS DATA.
• Implementación Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• El representante legal de la empresa y el administrador para el conjunto según el caso, deberán contar con formación certificada.
• Control y seguimientos, así como observancia a la implementación Sistema de Control de Riesgo y revisión red contra incendios.
• Control y seguimiento al sistema de transporte vertical (ascensores).
• Actividades de seguimiento, control, verificación y cumplimiento de los contratos vigente que tenga la copropiedad (tales como los de vigilancia y Aseo, ascensores, motobombas, abogados, entre otros), así como control de pólizas y respectiva radicación de siniestros en casos de incumplimiento.
• La copropiedad no asumirá ningún tipo de gasto de los proponentes para la presentación de las propuestas.
• El proponente debe tener claridad que el servicio es 100% en la dirección del conjunto.
• El Representante Legal, debe asistir de forma obligatoria a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo, y en su defecto, enviar a una persona delegada ampliamente facultada para la toma de decisiones.
• Propuesta de horario de atención al conjunto, lunes a viernes y los sábados hasta las 12:00 m, sin exceder las horas semanales de trabajo y que se turnen los horarios de almuerzo, para que se dé atención en jornada continúa. Contemplando el servicio de lunes a viernes hasta las 7:00 p.m. Los horarios se deberán turnar entre el administrador delegado y el auxiliar administrativo.
• Las demás actividades que le asigne la normatividad vigente.
• El valor de la propuesta debe tener incluido el valor del IVA.

3. DURACIÓN ESTIMADA

El tiempo estimado de duración del contrato será de doce (12) meses, desde la finalización del presente proceso de selección del proveedor del servicio, acorde con el cronograma indicado más adelante, hasta el XX de agosto de 2024. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 1 del articulo 38 de la Ley 675 de 2001.

4. ALCANCE DEL OBJETO DE LA CONVOCATORIA

La Copropiedad requiere conocer las propuestas para la administración de la Copropiedad, que detalle los servicios profesionales ofertados, dentro de los siguientes parámetros básicos:

1. Prestación bajo autonomía administrativa según las condiciones reglamentarias y contractuales de todas aquellas actividades que sean necesarias y suficientes para la óptima prestación de los servicios inherentes a la administración del conjunto, bajo la legislación vigente y las normas que regulan el Régimen de Propiedad Horizontal, así como el Reglamento de Propiedad Horizontal y demás disposiciones internas, haciendo énfasis en la aplicación del manual de convivencia.
2. Las obligaciones generales de los servicios propuestos, las cuales serán consignadas en un contrato de prestación de servicios profesionales en calidad de obligaciones y serán de estricto cumplimiento acorde con la legislación y normativa vigente, reglamentos internos de la Copropiedad, manuales de funciones y procedimientos, así como las consignas generales, particulares y especiales del cargo. Así mismo en caso de ser necesario tener bajo su responsabilidad la contratación directa para ciertas funciones.
3. Propuesta de horarios para la prestación del servicio, discriminando horario de atención a residentes, contratistas, proveedores, etc.
4. Diligenciar formulario en Google Form para la inscripción como oferente.
5. La propuesta debe ser enviada en su totalidad al correo rincondelparque.local@gmail.com.

5. DESCRIPCION DEL PROCESO DE SELECCIÓN

5.1. Cronograma

Actividad	Fecha
Publicación de la convocatoria términos de referencia	Jueves 1 de junio 2023
Recepción de propuestas	Hasta el 7 de junio 2023 a las 17:00 horas legal colombiana
Sesión de preguntas referentes a los términos de referencia, se debe remitir correo electrónico	Hasta el 3 de junio 2023, a las 18:00 horas legal colombiana
Apertura de la urna	7 de junio 17:15 hora legal colombiana
Revisión documental y preselección	13 de junio 2023
Notificación preselección vía correo electrónico	jueves 15 de junio 2023
Visita Conjunto Rincon del Parque	del 9 al 13 de junio 2023, según cita previamente agendada
Presentación propuesta virtual y entrevista	15 de junio de 2023 previa citación por correo electrónico
Visita a la empresa	20 de junio 2023
Visita a uno de los conjuntos que están administrando actualmente (entrevista administrador y miembro del consejo)	24de junio 2023
Selección	28 de junio 2023
Visita de seguridad	30 de junio 2023
Firma del contrato	7 de julio 2023
Presentación hojas de vida Administrador y Aux Administrativo	24 de julio 2023
Proceso de empalme	26 julio al 4 de agosto 2023
Finiquito acta de entrega	29 de julio 2023
Propuesta cronograma de trabajo primer mes de labores	29 de julio 2023
Inicio labores	1 agosto de 2023

• La persona jurídica preseleccionada podrá solicitar una sesión virtual de acuerdo al cronograma, para aclaración de dudas, que tendrá una duración no mayor a 1 hora.
• De acuerdo con las necesidades del proceso, la Copropiedad se reserva el derecho de modificar las fechas estipuladas en el cronograma. Dichos cambios serán oportunamente notificados a los participantes del proceso a través del correo electrónico que se proporcione para tal fin.
• Vencidos los términos indicados, no se tendrá en cuenta documentación no aportada, requisitos no acreditados o citaciones no cumplidas por parte del proponente.

5.2 Criterios de calificación

• Los criterios de calificación serán acumulativos hasta obtener un puntaje máximo de 840 puntos. Cada criterio tendrá un puntaje máximo de acuerdo con la siguiente tabla:

CRITERIO	PUNTAJE MÁXIMO	ASPECTOS EVALUADOS
Documentación, capacidad legal, administrativa, operativa y financiera	70	Cumplimiento oportuno en la entrega de documentos solicitados
Experiencia	140	Experiencia General soporada. Experiencia Específica soportada
Capacidad Técnica y operacional	210	Número de contratos actualmente en ejecución
Capacidad Financiera	70	Aspectos financieros
Capacidad Técnica -Propuesta de Servicio	210	Evaluación del alcance del servicio especificando en la propuesta: horarios, y planes de trabajo
Entrevista	140	Desenvolvimiento del candidato en la presentación de la persona o empresa y verificación de sus referencias

6. REQUISITOS PARA PROPONENTES

Los proponentes deberán ser personas jurídicas habilitadas legalmente, autorizadas, constituidas y domiciliadas en Bogotá, para contratar la prestación del servicio de Administración. Estas personas declararan a modo propio que no se encuentran inmersas en inhabilidades de orden legal, ético o de conflicto de intereses con el Administrador, sus dependientes, Consejo de Administración, Comité de Convivencia, Contador y/o Revisor Fiscal.

6.1 Documentos requeridos para persona jurídica

1. Carta de presentación dirigida al Consejo de Administración con el siguiente párrafo incluido “Como representante legal de la persona jurídica proponente, manifiesto que conozco y acepto los términos de referencia de la convocatoria, indicados por la Copropiedad en el documento: TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN.
2. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, con vigencia no superior a 30 días calendario. El proponente deberá haberse constituido ante Cámara de Comercio como mínimo con 5 años de antigüedad. Para el año 2023 deberá estar renovada la matrícula mercantil.
3. Copia del Registro Único Tributario (RUT), con inicio de actividad profesional.
4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, ampliada al 150%.
5. Relación de contratos actuales y ejecutados en los últimos 5 años, incluyendo: razón social, número de unidades inmobiliarias, persona de contacto, domicilio, teléfono fijo, número de celular, correo electrónico, fechas de inicio y terminación.
6. Tres referencias de clientes a los que el proponente preste o haya prestado servicios en conjuntos residenciales o edificios de propiedad horizontal en estratos 3 y 4 con un número no menor a quinientos (500) unidades privadas y con una duración total acumulada de las referencias mínimo de 3 años.
7. Estados Financieros comparativos a 31 de diciembre de 2022-2021 debidamente certificados por contador público y revisor fiscal si es el caso con sus revelaciones. Estados financieros actualizados a marzo de 2023.
8. Copia Declaraciones de Renta vigencias 2021 y 2022.
9. Certificación firmada por el Revisor Fiscal o Contador que indique que la persona jurídica acredita el cumplimiento de las obligaciones al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales. El proponente deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes.
10. Tres (3) referencias comerciales con fecha de expedición no superior a 30 días calendario k) Dos (2) referencias bancarias con fecha de expedición no superior a 30 días calendario.
11. Copia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual de la empresa.
12. Autorización para consulta en bases de datos, incluidas centrales de riesgo crediticio, información necesaria para el análisis de la propuesta, de acuerdo con lo contemplado en la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 201 3.
13. Certificación de haber cumplido con las 50 horas del SGSST.
14. Hoja de vida del Representante Legal.
15. Autorización expresa bajo la ley de habeas data de consultar, confirmar y verificar la información suministrada de la empresa, del representante legal y de sus colaboradores.

Adicionalmente, para el personal que se designa para la Administración Delegada, por parte de la empresa proponente:

• Copia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150%.
• Copia del Certificado de título profesional, acta de grado y Diploma, otorgada por institución acreditada de educación superior en áreas administrativas, económicas o afines.
• Copia de certificados de capacitación y preparación en Administración de Propiedad Horizontal.

En todo caso el proponente deberá presentar la composición de su equipo de trabajo por Io menos con:

• ADMINISTRADOR PH (1): Profesional en Administración de empresas, contaduría, ingeniería Industrial, Economía o áreas afines para administrar conjunto de 700 unidades, 14 locales comerciales, amplio conocimiento de la Ley 675 de 2001, en lo posible soportar cursos que lo sustenten, con experiencia mínima de (2) años, competencia para trabajar en equipo, liderazgo participativo, servicio al cliente interno y externo de manera asertiva, manejo de situaciones conflictivas, planeación de actividades semanales y mensuales.
• AUXILIAR ADMINISTRATIVO (1): Técnico o tecnólogo en carreras administrativas con experiencia de 1 año en adelante en propiedad horizontal. Llevar todo lo relacionado con la administración de propiedad horizontal, recibos de caja, consignaciones, manejo de operarios, atención a residentes. Excelente servicio al cliente, dinamismo, orientación al detalle, conocimiento intermedio de paquete office.

7. CONSIDERACIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

7.1 Cumplimiento y validez de la documentación

La omisión de los documentos en el numeral 6, darán lugar al rechazo de la propuesta a pérdida del puntaje de acuerdo con las condiciones de evaluación contenidas en el punto 5.2.

7.2. Forma de presentación de la documentación

La documentación debe ser enviada en su totalidad al correo rincondelparque.local@gmail.com. En el asunto del correo indicar:
Ref. DOCUMENTACION PROCESO DE SELECCIÓN DE SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN

8. CONSIDERACIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

8.1. Contenidos de la propuesta

8.1.1. Experiencia. En las propuestas se deberá especificar y discriminar:

1. Experiencia General: el número total de años de experiencia en la administración de propiedad horizontal.
2. Experiencia Específica: El número acumulado de años de experiencia en administración de conjuntos de más de quinientos (500) unidades privadas.

8.1.2. Capacidad Técnico-operativa. En la propuesta deberá especificar el número de unidades residenciales a cargo del administrador delegado propuesto a la fecha de presentación de la propuesta.

8.1.3 Capacidad Técnica — Alcance del Servicio. En la propuesta deberá especificarse:

1. Número de horas mínimo a la semana que el proponente destinara al Conjunto para la prestación del servicio.
2. Especificar si la prestación del servicio propuesto incluye los días sábados como lo requiere la copropiedad.
3. Indicar la disponibilidad para atender emergencias en horario nocturno y festivo.
4. El proponente podrá indicar elementos claramente diferenciadores y evidenciables en la prestación del servicio. No se tendrán en cuenta aspectos subjetivos de difícil valoración (nivel de liderazgo, alta capacidad de organización, etc.), con enfoque en Procesos y Procedimientos y Sistema de Gestión de Calidad.

8.1.4 Plan de Trabajo preliminar del proponente, a partir de las observaciones en la visita que se realice a la Copropiedad con el cual comenzarían la prestación del servicio, incluyendo plan de manejo en la recepción de áreas comunes, en caso de ser elegido.

8.1.5 Plazo de Entrega de las propuestas. Según lo indicado en el cronograma punto 5.1.

8.1.6 Efectos de la Presentación de la Propuesta. Con la presentación de la documentación y ofertas, los participantes aceptan que entienden y han tenido acceso a la totalidad de los términos, obligaciones, requisitos, plazos, condiciones y exigencias previstas en estos términos, así mismo manifiestan que:

1. La solicitud de propuesta está completa, es compatible y adecuada para identificar y proponer el objeto y alcance del servicio a suministrar.
2. Conocen las características de la Copropiedad, y el sitio de desarrollo del objeto del contrato y que se dan por enterados y aceptan las condiciones, naturaleza, localización de operaciones y servicios, facilidades de transporte y personal, accesibilidad y todas las demás circunstancias que puedan influir en el normal desarrollo del servicio propuesto.
3. El no leer o estudair toda la infomacion no lo exime de la obligacion de asumir las responsabilidades que le correspondan ni le daran derecho a reclamaciones reembolsos o ajustes de ninguna naturaleza.
4. Una vez seleccionado el proponente y que se le haya informado dicha circunstancia, la propuesta es irrevocable. No podrá retirar, modificar, condicionar los efectos y alcance de la propuesta.
5. El proponente se obliga mantener vigente la validez de los términos de la propuesta hasta llegar al cumplimiento de las obligaciones contractuales de las que depende el perfeccionamiento del contrato.
6. Las salvedades o condiciones que se planteen por el proponente darán lugar a que la Propuesta no se admita.
7. La presentación de la propuesta de ningún modo compromete a la copropiedad en la Selección, ni da lugar a reclamación de reembolso alguno por el proceso de participación.

8.2. Adjudicación e inicio de la prestación del servicio. El proponente será informado a través de correo electrónico y se le indicará en la misma la fecha de suscripción del contrato, los plazos estimados para los trámites de legalización del respectivo contrato y la fecha estimada para el inicio en la prestación del servicio, el cual se formalizará a través de un acta de inicio, firmado por las partes.

8.3. Apelación de la decisión. La decisión de la Copropiedad para la selección del proponente es una decisión interna y no está sujeta a ningún procedimiento de revisión. Se admitirá la propuesta que presente las mejores condiciones en conjunto. La decisión es inapelable.

8.4. Vigencia de la propuesta. Todas las condiciones de la propuesta deberán ser firmes y permanecerán disponibles por un período de sesenta (60) días hábiles a partir de la fecha de entrega de las propuestas.

8.5. Las propuestas que se presenten no constituyen oferta mercantil, ni declaración de la Copropiedad de celebrar negocio jurídico con el proponente. La decisión no requerirá justificaciones.

8.6. Costos de preparación de la propuesta. Cada proponente asumirá todos los costos, tanto directos como indirectos, relacionados con la integración, elaboración y presentación de la propuesta, así como los costos de visita a la copropiedad.

8.7. Exclusión de un proponente. Se realizará la exclusión de un proponente en cualquier etapa del proceso, si se evidencia alguna de estas situaciones:

1. Poseer deudas por obligaciones laborales o parafiscales.
2. Estar reportado como deudor moroso en Centrales de Riesgos Crediticios o del Sistema Financiero.
3. Estar reportado o sancionado por cualquier organismo de control.
4. Presentar documentación falsa o información inexacta que induzca a error.
5. Tener demandas o procesos relevantes ante el Ministerio del Trabajo o Jurisdicción Ordinaria.
6. Estar incurso en impedimentos éticos o de conflictos de interés que afecten la propuesta presentada.
7. Influenciar a miembros del Consejo de Administración, Revisor Fiscal u otro ente de Dirección de la Copropiedad para que sea otorgado el contrato.

9. CONSIDERACIONES ADICIONALES PARA LOS PROPONENTES

9.1. Conflictos éticos y de interés

Para efectos de este documento entiéndase por conflictos éticos cualquier circunstancia omitida por el proponente, relacionada con la legalidad, validez, cumplimiento y/o autenticidad de los documentos presentados. De igual modo, se entiende por conflicto de interés cualquier circunstancia relacionada con el mantenimiento de relaciones comerciales directas o indirectas, así como las de parentesco, de hasta cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad o primero civil del proponente con los Miembros del Consejo de Administración elegidos por la Asamblea General o el Revisor Fiscal de la Copropiedad.

9.2. Impuestos

Los proponentes deberán determinar, evaluar y asumir los impuestos, tasas y contribuciones, así como los demás gravámenes que conlleve a celebración, ejecución y liquidación del negocio jurídico contrato, con excepción de los que por disposición legal correspondan a la Copropiedad.

9.3. Garantías y seguros

El proponente seleccionado deberá constituir y entregar a la Copropiedad, asumiendo el 100% de los costos, las garantías y seguros relacionados con el servicio a prestar, como mínimo las siguientes:

1. Póliza de Cumplimiento. Por un equivalente al 30% del valor del contrato, por el mismo término del contrato y dos meses más.
2. Póliza de Responsabilidad Civil derivada de cumplimiento por el 30% del valor del contrato, cuya vigencia contemplara la duración de este y dos meses adicionales.
3. Amparo de salarios y prestaciones sociales equivalente al 10% del valor del contrato, cuya vigencia contemplara la vigencia del mismo y tres años mas.
4. Clausula penal. Por incumplimiento del contrato del 20% del valor del contrato ACLARACIONES. Cualquier aclaración a los términos, - alcance del servicio deberá ser enviada al correo rincondelparque.local@gmail.com y se dará respuesta en un término no superior a tres (3) días hábiles, las cual serán enviadas a todos los participantes del proceso. En caso de que de la aclaración resulte una adición a los presentes términos, hará parte integral del mismo.

9.4 Clausulado del contrato

Las indicaciones de contenido del clausulado serán indicadas al seleccionado, en la misma notificación de selección.

Anexos

Por favor, completar y enviar los formularios y documentos anexos obligatorios:

1. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
2. Aplicación para Empresas de Administración PH