Señores propietarios de la Agrupación Residencial Rincón del Parque PH, la Administración y el Consejo de Administración convocan el 9 de Octubre de 2021 a las 3:00 pm a la Asamblea General Extraordinaria Informativa por Plataforma Virtual.
Señores
Propietarios Agrupación Residencial Rincón del Parque PH
Ciudad
Ref: Convocatoria Asamblea General Extraordinaria Informativa por Plataforma Virtual
Apreciado Propietario
Con fundamento en el Artículo 39 de la ley 675 de 2001 y el Artículo 56 Parágrafos 1, 2 y Articulo 65 del Reglamento de Propiedad Horizontal, igual conforme la normatividad vigente expedida por el gobierno nacional y distrital en la actual pandemia y salvaguarda de la bioseguridad en defensa del derecho fundamental a la vida, en concordancia con la Ley 1581 de 2012, la Administración de la Agrupación Residencial Rincón del Parque PH, y el Consejo de Administración se permiten realizar:
Convocatoria a Asamblea General Extraordinaria Informativa
"La Asamblea extraordinaria se lleva a cabo cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, es decir, podrá ser convocada cuando se presentan situaciones apremiantes e inesperadas y es necesario tomar acciones que sólo pueden ser decididas por el máximo órgano social". Cabe resaltar que el carácter extraordinario de una Asamblea, supone que se tratarán temas muy puntales, específicos o particulares generadores de la urgencia o necesidad especial. Respetando el tiempo de los asistentes.
Para dar cumplimiento a lo establecido en los Artículos 39 y 51 Numeral 1 de la Ley 675 del 2001 y el Artículo 56, Numeral 1, 2, Parágrafo Primero, Parágrafo Segundo, Articulo 60 Parágrafo Primero, 64, 65, Parágrafo 1ro, Parágrafo 2do, Parágrafo Único, de la Escritura Pública No 2821 del 24-04-2003, Ma. Elsa Milena Vargas De Palacio, Administradora y Representante Legal de la Agrupación Residencial Rincón del Parque PH, se permite convocar a Asamblea extraordinaria informativa de copropietarios a celebrarse de forma virtual, el sábado 9 de octubre de 2021 a las 3:00 pm.
El enlace se enviará a cada copropietario a través del correo electrónico registrado en la Administración; si por alguna razón no cuenta con correo registrado, favor actualizarlo en la base de datos de la Agrupación antes del día Viernes 1ro de Octubre de 2021.
El ingreso a la plataforma se realizará de manera virtual a partir de las 2:00 pm hasta las 2:45 pm, con el fin de verificar el quórum y se dará inicio a las 3:00 pm. Recomendamos su puntualidad.
Orden del Día
- Verificación del quórum.
- Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea.
- Lectura y aprobación del orden del día.
- Lectura y aprobación del reglamento que regirá a la Asamblea.
- Elección de la comisión encargada de verificar la redacción del acta de la presente Asamblea.
- Informe de administración, Sra. Ma. Elsa Milena Vargas de Palacio y del Consejo de Administración, resultado de la revisoría administrativa, por parte de la Sra. Clara Lucia del Pilar Riveros Díaz.
- Informe jurídico, Dr. Gustavo Alberto Ortiz Garzón.
- Informe del Revisor Fiscal, Sr. Nelson Ortiz Ovalle.
- Elección o ratificación del Revisor Fiscal.
La presente convocatoria de conformidad con el Artículo 62 de la ley 675 deliberará con la mitad más uno del coeficiente de la copropiedad, en caso de NO reunirse el mínimo deliberatorio se hace desde ya el llamado de asistencia a la segunda convocatoria para día miércoles 13 de octubre a las 8:00 pm a través de la plataforma virtual.
Recuerde que las decisiones tomadas válidamente en la Asamblea, obligan a presentes y disidentes (Artículo 37 Ley 675 de 2001), y en lo pertinente a los demás ocupantes y usuarios de la Agrupación.
Según el reglamento de PH Artículo 59 Parágrafo 3ro, se indica que los integrantes del Consejo de Administración o sus suplentes, el Administrador o sus dependientes y el Revisor Fiscal o su suplente no pueden ser representantes de terceros en las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.
Los copropietarios podrán solicitar las aclaraciones sobre los informes presentados vía correo electrónico. Recuerde Los libros de actas, balances y soportes se encuentran a disposición de los copropietarios.
Es importante tener en cuenta que sólo estarán habilitados como panelistas en la plataforma virtual de la Asamblea, los miembros del equipo administrativo, directivos y los asambleístas que sean elegidos como Presidente y Secretario de la Asamblea.
Notas
El día Miércoles 6 de Octubre del 2021 de 7:00 pm a 7:45 pm realizaremos una prueba con la plataforma que se utilizará en la Asamblea, al correo registrado en la Administración llegara la invitación. Es de vital importancia su participación, de esto dependerá el fácil acceso a la plataforma el día de la reunión.
Se solicita a los arrendatarios informar a los propietarios o inmobiliarias de la Asamblea General.
Cordial saludo,
Ma Elsa Milena Vargas de Palacio
Administradora y Representante Legal
Recuerde los pasos y condiciones para participar en la Asamblea Virtual Extraordinaria General de Copropietarios
Participación
Durante los días previos a la Asamblea, se enviará a los correos electrónicos de los copropietarios, la invitación para unirse a la Asamblea Virtual, esta contará con el enlace de ingreso y la invitación a realizar su registro y generar el usuario y clave de acceso. Una vez que haga su ingreso e inicie sesión; la plataforma mostrará el nombre del Asambleísta y ya se encontrará como participante de la Asamblea General Extraordinaria Virtual de Copropietarios.
Con el propósito de verificar la conformación del quórum y sin perjuicio de lo establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal De la Agrupación, nos permitimos recordarles que para poder ingresar a la Asamblea se debe acreditar el derecho para asistir, en consecuencia cada uno de los asistentes, debe acreditar la calidad en la que concurre, cabe recordar lo aprobado en la última Asamblea, en la cual se estableció que cada propietario puede tener a su cargo dos poderes, para lo cual debe tenerse en cuenta:
- Si es Persona Natural, la calidad de copropietario se acredita adjuntando la imagen de la Cédula de Ciudadanía y la información actualizada acerca de la propiedad del inmueble que representa (Certificado de Matrícula Inmobiliaria).
- La calidad de delegado de un propietario se acredita con el poder correspondiente (Se anexa poder, máximo 2 por apartamento).
- En caso de ser Persona Jurídica, es necesario adjuntar el correspondiente Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con una antelación no mayor a 30 días.
- En caso de que usted haya adquirido su local y/o apartamento a través de la figura del leasing inmobiliario, por favor recuerde contactar a su compañía de leasing para definir quién representará al inmueble en la reunión y solicitar el poder para asistir.
- Cuando varias personas sean codueñas de una unidad privada, los interesados deberán asignar a una sola persona para el ingreso a la sala, quien las representará en el ejercicio de sus derechos de propietario. Solo esa persona tendrá el derecho a voto en este caso.
Con relación a la plataforma y su óptimo funcionamiento, usted debe
- Tener instalado un navegador en el dispositivo que utilizará para ingresar a la plataforma
- Para el ingreso desde dispositivos móviles, se recomienda utilizar una conexión WIFI para mejor calidad en la recepción de la señal.
- Debe contar con la disponibilidad de tiempo de 3 horas para la participación en la reunión, ingresar posteriormente y desconectarse de la reunión puede afectar el quorum requerido para la toma de decisiones. Cabe recordar que la plataforma detecta la participación activa del asambleísta.
- De no cumplir con las anteriores condiciones, es indispensable que le otorgue el poder de participación y decisión a otro copropietario que cumpla con las condiciones anteriormente mencionadas. Para ello puede descargar el formato de poder que se encuentra en el sitio web rincondelparque.com de la Agrupación e imprimirlo, diligenciarlo, enviarlo o llevarlo a la oficina de la Administración de la Agrupación.
Agrupación Residencial Rincón del Parque PH, Reglamento
Asamblea General Extraordinaria Informativa Octubre 9 de 2021
- La Asamblea se desarrollará de manera virtual, por esta razón los Miembros de la Administración, Consejo de Administración, Contador, Abogado y Revisor Fiscal deberán contar con un computador o tableta con una conexión estable a internet.
- Una vez realizado el registro en la plataforma virtual recibirán la contraseña y usuario de acceso.
- Una vez realizado el registro deberán apagar la cámara y el micrófono a las 3:00 pm.
- A las 3:00 pm la Administración iniciará la sesión y realizará una prueba de sonido y video.
- A las 3:05 pm se realizará una inducción para el manejo de la plataforma virtual, participación de los Asambleístas y votaciones.
- La elección para Presidente y Secretario de la Asamblea se hará por postulación y mayoría de votos.
- La elección del Revisor Fiscal se hará mediante voto en la plataforma virtual y mayoría de votos.
- El Presidente de la Asamblea General Extraordinaria Informativa, es quien dirige el debate y concede el derecho al uso de la palabra.
- El Secretario de Asamblea General Extraordinaria tiene como función principal la elaboración del Acta y entregarla oportunamente al Presidente nombrado por la Asamblea General Ordinaria.
- Los asistentes que quieran hacer uso de la palabra, deberán solicitarla a través de la plataforma habilitada, indicando claramente su nombre completo, torre y apartamento.
- Los Copropietarios que deseen formular preguntas sobre el tema podrán hacerlo de forma escrita, solicitud que será atendida por la Presidencia y tramitada para su respuesta, en orden cronológico y en el momento que corresponda.
- Las interpelaciones serán atendidas por parte del Presidente, quien podrá concederla o negarla, no se autorizan más de dos (2) interpelaciones por parte de la misma persona y sobre el mismo tema.
- El Presidente autorizará la ampliación de tiempo para sustentar la interpelación en casos especiales y cuando el tema lo amerite.
- Las intervenciones no podrán referirse a las instituciones y/o a las personas en términos indecorosos, o en tono agresivo.
- Las preguntas a realizar no deberán ser de orden personal, Estas deben corresponder al tema tratado y entregado por la Administración, el cual debe ser tenido en cuenta, leído y estudiado por cada uno de los propietarios, con el fin de tener claridad en las ideas y por consiguiente en las preguntas, que hacen referencia al tema tratado en esta Asamblea.
- Todo expositor puede hacer uso de la palabra por dos (2) minutos, se dirigirá a la Asamblea y no a una persona determinada. Igualmente, la exposición deberá ser respetuosa, clara, concisa, evitando discusiones y un lenguaje ofensivo.
- Mientras se realiza la intervención, solo podrá ser interrumpido por el Presidente de la Asamblea, cuando las circunstancias lo ameriten.
- Quien haga uso de la palabra solo podrá intervenir una sola vez sobre el tema propuesto.
- La comisión verificadora del Acta de Asamblea una vez entregada el acta contarán con ocho (8) días calendario para efectuar la revisión, observaciones y sugerencias pertinentes; se deberá reintegrar el documento a la secretaria de la Asamblea, de lo contrario se entenderá por verificada.